E-Mails sind Zeitfresser
Schon Rockefeller wusste:
"Ich arbeite nach dem Prinzip, daß man niemals etwas selbst tun soll, was jemand anderes für einen erledigen kann." John Davison Rockefeller (1839-1937), amerik. Großindustrieller.
Obwohl Rockefeller noch keine E-Mails beantworten musste, war ihm klar, dass auch sein Arbeitsalltag nur 24 Stunden hat.
281, Milliarden E-Mails werden weltweit versendet.
Laut einer Studie (2018) werden täglich weltweit 281,1 Milliarden Mails verschickt. Quelle : GMX Newsroom.
Leider gehört das Checken von E-Mails zu einem der größten Zeitfresser im Büroalltag.
Wieviel E-Mails müsse am Tag beantworten? Viele davon sind nicht wirklich wichtig! Vor allen Dingen reine Werbe- und Spam-Emails nerven.
5 Tipps für effizientes Bearbeiten von E-Mails
1. Zeitplan Checke am Tag nur zweimal deinen Posteingang. Eventuell morgens und ca. 1 Stunde vor Office Schluss. .
2. Konsequentes Handeln Halte dich an deinen Zeitplan, trainiere dir sich diese Vorgehensweise an, teilen das auch deinen Mitarbeitern mit. Sollte etwas ganz dringend sein, gibt es immer noch die Möglichkeit eines kurzen Anrufs. Unwichtiges sofort löschen!
3. Antworten Beantworte E-Mails kurz sachlich und höflich. Denke daran, dass der E-Mail Schreiber, ähnlich wie du, eine schnelle Lösung sucht und ebenfalls Zeitmangel hat. Zur Not um einen Anruf bitten.
4. Weiterleiten Ist für die E-Mail eine Antwort eines Mitarbeiters, Beraters oder Geschäftspartners erforderlich. Leiten die E-Mail mit der Bitte um Berarbeitung sofort weiter.
5. Delegieren Wenn E-Mails ein wichtiger Bestandteil deines Geschäfts sind und du möglichst schnell und sofort reagieren musst( z.B. Angebote schreiben oder Kundensupport), solltest du vielleicht darüber nachdenken, einen Service in Anspruch zu nehmen und diese Tätigkeit outsourcen. Es mag anfangs schwierig sein, sich an diese vier Aktionen zu halten, aber irgendwann werden sie zur Selbstverständlichkeit und helfen dir, viel Zeit zu sparen.